Overslaan en naar de inhoud gaan
S-blog Een blog van Nationaal
Een blog van De Voorzorg

Verslaafd aan e-mail? Tips van een expert

5 keer per dag je e-mail checken? 10 keer? Of zelfs 50 keer? Onze mailbox heeft soms iets weg van een magneet die constant onze aandacht trekt. En dat is een stuk schadelijker voor onze productiviteit en ons welbevinden dan we vermoeden. Gunnar Michielssen begeleidde al honderden ondernemingen om slimmer met e-mail om te gaan. Hij deelt zijn ervaringen en tips.
Praktisch 18.11.2019
Verslaafd aan e-mail? Tips van een expert

Waarom is e-mail een probleem?

“Volgens een onderzoek van McKinsey besteedt de gemiddelde Belg 28 % van zijn tijd op het werk aan e-mail. De jongste 20 jaar zijn er bovendien waanzinnig veel communicatiemiddelen bijgekomen”, vertelt Gunnar Michielssen van Master Your Email.

“Het checken en opvolgen van al die communicatiemiddelen gaat ten koste van de kwaliteit van het werk en het verhoogt de subjectieve werkdruk. Door de golf aan e-mails, chatberichten en andere elektronische communicatie die elke dag binnenstroomt, komen mensen nauwelijks aan werken toe. Bovendien stopt de molen vaak niet als de ‘werkdag’ erop zit. Het gaat dan ook ten koste van de ‘kwali-tijd’ thuis.”

 In tegenstelling tot een telefonische oproep zijn e-mails, sms’en, WhatsApp-, Messenger- en LinkedIn-berichten per definitie niet dringend.

“We deden in 2018 onderzoek bij 525 werknemers in België en Nederland. Daarbij stuurden we testmails uit op vrijdag na 19.30 uur. 10,8 % van de mails werd binnen 1 minuut bekeken. Bijna een kwart (23,3 %) zag de mail binnen een kwartier en 57 % nog dezelfde avond. Tegen zondagavond had 65,1 % de mail gelezen. Een andere testmail zond ik uit in de nacht van vrijdag op zaterdag. 3,3 % had die nachtelijke mail al tegen 6 uur ‘s morgens gelezen.”

“E-mails, sms’en, WhatsApp-, Messenger- en LinkedIn-berichten zijn per definitie niet dringend. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een telefonische oproep, waarbij de beller wel een onmiddellijke respons verwacht. E-mails en berichten hoef je dus hélemaal niet instant te beantwoorden. Er is wellicht niemand die moord en brand zal schreeuwen als je een e-mail pas 4 uur nadat je hem ontving beantwoordt. Maar onderzoek wijst uit dat veel mensen er wél meteen op springen (en al dan niet meteen reageren).”

Wat trekt ons precies altijd naar die mailbox?

“Je kan dat op verschillende manieren verklaren, maar er is sprake van een soort psychologische nood om ‘met alles mee te zijn’. Mensen willen voortdurend weten wat er gaande is”, legt Gunnar uit. “Als onze verre voorouders op jacht waren en in het struikgewas iets hoorden ritselen, dan was het een normale reflex om daar even aandacht aan te besteden. Vandaag hebben we nog altijd die reflex.”

“Maar het geritsel in het struikgewas is nu de smartphone die bliept als er een bericht binnenkomt of de melding op je scherm wanneer er een nieuwe e-mail op je wacht. Vandaag ritselt het bovendien de hele dag door. Ben ik wel op de hoogte? Weet ik het laatste nieuws? We zijn altijd op zoek naar instant bevrediging.”

“Behandel je mails in bulk, bijvoorbeeld 3 keer per dag.”

Zijn bepaalde mensen er meer vatbaar voor?

“Of je nu jong of oud bent: iedereen die er niets aan doet, heeft er evenveel last van. Wat wel een rol speelt, is de cultuur in het gezin of de organisatie. Als je specifiek kijkt naar bedrijven, dan zie je dat het probleem vaak omvangrijker is in grotere ondernemingen. Daar zijn meestal 70 tot 80 % van de mails intern. Wie minder collega’s heeft, heeft tijdens het werk in principe ook minder last van een overdaad aan e-mails.”

Wat kan je eraan doen?

Tip 1. Simpel, maar efficiënt: niet constant checken. Kies bijvoorbeeld een vaste dag per week waarop je je e-mails niet bekijkt. Of behandel mails in bulk, 3 keer per dag. Moeilijk om toch te weerstaan? Heel wat mailboxen hebben een pauzefunctie, zodat mails slechts op de door jou gewenste tijdstippen binnenkomen. Op die manier neem je de controle terug.”

Tip 2. Sluit je werkdag af met een lege inbox. Dat betekent helemaal niet dat je werk gedaan hoeft te zijn. Maar een inbox is een brievenbus, geen takenlijst. Anders worden alle communicatiemiddelen – mail, sms, WhatsApp ... – takenlijsten. Dan ben je niet alleen afgeleid door het mailverkeer, maar ben je ook de hele dag bezig met scrollen door de mails. En word je constant geconfronteerd met wat je nog allemaal te doen hebt. Dat levert alleen maar stress op.”

Doe mee aan e-mailloze vrijdag op 29 november 2019.

Tip 3. Zet alle notificaties af. Niet alleen de pop-ups of ‘envelopjes’ van je mail. Zet ook je WhatsApp, Facebook Messenger, sms’en ... op stil. Wil je bereikbaar zijn voor noodgevallen? Communiceer dan duidelijk dat je gebeld wil worden.”

Tip 4. Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest. Doe hetzelfde met distributielijsten waarop je niet thuishoort. Zet mensen niet in ‘cc’ als het niet relevant is.”

Tip 5. Doe mee aan e-mailloze vrijdag op 29 november 2019. Het zal de wereld niet helemaal veranderen, maar het is wel een interessante manier om te ontdekken hoe je dag er helemaal anders zal uitzien …”

Werken aan werkstress
Stress hoort bij het leven en dus ook bij werken. Nog honderden ongelezen mails die op je wachten? Ervaar je langere tijd ongezonde stress? Voorkom erger en zet de 1ste stap. Hoe je dat doet, ontdek je in onze module werkstress.
Aan de slag met de module werkstress
Home
Welkom op de S-blog
Welkom!
Kies jouw regio zodat je altijd verhalen te zien krijgt die voor jou relevant zijn.